IBF-Erfolgsberatung für Unternehmen

 Homeoffice – Was müssen Unternehmer beachten?

„Einer meiner Angestellten wünscht sich weniger Stress und möchte daher gern verstärkt im Home-Office arbeiten. Worauf ist hier aus arbeitsrechtlicher Sicht zu achten, wenn ich es genehmigen möchte?“, fragte  einer unserer Kunden im Beratungsgespräch.
Lesen Sie einige Massnahmen die Sie beachten sollten, die wir für Sie zusammengestellt haben.

Unternehmensberater Ronny Giestl

 

Aufgrund der zahlreichen technischen Möglichkeiten wird es für Unternehmen immer weniger wichtig, an welchem Ort die Arbeit erledigt wird. Nur das Ergebnis muss stimmen. Das klassische Arbeitsbild mit fester Arbeitszeit und festem Arbeitsort hat vielfach ausgedient. Die Tätigkeit im sogenannten „Homeoffice“ – also die Arbeit in den privaten Wohnräumen – wird immer selbstverständlicher. Neben ökologischen Aspekten ist die Zeitersparnis der Mitarbeiter ein zentrales Argument für die Arbeit in den eigenen vier Wänden. Außerdem lassen sich auf diese Weise häufig qualifizierte Fachkräfte finden, die wegen zu betreuender Kinder oder sonstiger Angehöriger anderenfalls nicht zur Verfügung stünden. Voraussetzung für den Einsatz von Mitarbeitern im Homeoffice ist, dass diese ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Zuverlässigkeit aufweisen.

 

Einvernehmliche Regelung erforderlich

Werden Mitarbeiter häufiger im Homeoffice tätig, so empfiehlt es sich, Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag abzuschließen. Ob detaillierte schriftliche Regelungen getroffen werden müssen oder mündliche Absprachen genügen, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Im Zweifel sollten die Vereinbarungen aber schriftlich fixiert werden. Die Beschäftigung im Homeoffice muss jedenfalls einvernehmlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann den Mitarbeiter nicht zwingen, seine privaten Räume als Arbeitsort zur Verfügung zu stellen. Umgekehrt kann auch der Mitarbeiter nicht einseitig vom Arbeitgeber verlangen, dass er statt im Betrieb ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten darf. Etwas anderes kann dann gelten, wenn der Arbeitgeber prinzipiell mit der Beschäftigung im Homeoffice einverstanden ist und dies zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder einem Interessenausgleich dokumentiert hat (Bundesarbeitsgericht (BAG) vom 02.03.2006 – 2 AZR 64/05). Hier kommt es aber stets auf den Einzelfall an. Ein durchsetzbarer Anspruch auf Tätigkeit im Homeoffice dürfte eher die Ausnahme sein.

Drei grundsätzliche Homeoffice-Varianten lassen sich unterscheiden:

  • Der Mitarbeiter arbeitet ausschließlich im Homeoffice.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren bestimmte Tage, an denen im Homeoffice gearbeitet wird, oder eine bestimmte Anzahl von wöchentlichen Homeoffice-Tagen.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer verständigen sich auf spontane Homeoffice-Zeiten, bei denen die Mitarbeiter kurzfristig entscheiden können, ob sie zu Hause arbeiten.

 

Soweit feste Homeoffice-Tage vereinbart wurden, ist es sinnvoll zu regeln, unter welchen Umständen der Mitarbeiter an diesen Tagen ausnahmsweise doch im Betrieb anwesend sein muss, etwa wenn wichtige Besprechungstermine stattfinden. Bei flexibler Arbeit im Homeoffice sollte vereinbart werden, inwieweit sich der Mitarbeiter die Arbeit von zu Hause vorab genehmigen lassen muss. Wenn der Arbeitnehmer grundsätzlich an der Betriebsstätte arbeitet und nur ab und zu mal ein Telefonat von zu Hause aus führt, sind detaillierte Regelungen sicherlich nicht erforderlich.

 

Arbeitszeit im Homeoffice

Auch im Homeoffice gilt grundsätzlich das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Mitarbeiter darf dementsprechend im Homeoffice nicht länger als zehn Stunden pro Tag arbeiten. Außerdem muss der Arbeitgeber bei Arbeitnehmern im Homeoffice ebenfalls die Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit erfüllen. Es empfiehlt sich, mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, dass er selbst seine Arbeitszeit im Homeoffice dokumentiert und in bestimmten Abständen seinem Vorgesetzten vorlegt. Weiter kann es für den Arbeitgeber sinnvoll sein, feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers festzulegen.

 

Arbeitsschutz

Soweit der Arbeitsplatz im Homeoffice regelmäßig und dauerhaft genutzt wird, unterliegt er den Arbeitsschutzbestimmungen. Dementsprechend sind bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büromöbel, der Raumgröße sowie zur Beleuchtung ebenso zu beachten wie Vorschriften zu Bildschirmgeräten, Tastatur und Software. Das Unternehmen muss zudem die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen überwachen und regelmäßig überprüfen. Deshalb braucht der Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zur Privatwohnung, das er mit dem Mitarbeiter vereinbaren muss. Auch die mit dem Arbeitnehmer zusammenwohnenden Personen müssen das Betreten der Wohnung durch den Arbeitgeber gestatten. Sinnvoll ist außerdem, nicht nur das Zutrittsrecht an sich, sondern eventuell auch die Personen festzulegen, die die Wohnung betreten dürfen (etwa Beauftragter für Arbeitssicherheit, Datenschutzbeauftragter, Betriebsratsmitglied, Vorgesetzter) und mit welchen Ankündigungsfristen außerhalb von dringenden Fällen der Zutritt anzukündigen ist.

 

Arbeitsmittel und Kosten

Die Arbeitsmittel im Homeoffice werden üblicherweise vom Unternehmen gestellt. In einer Homeoffice-Vereinbarung ließe sich eventuell noch klarstellen, dass der Arbeitgeber die Kosten für Wartung und Unterhaltung der Arbeitsmittel trägt. Darüber hinaus sollte geregelt werden, dass der Mitarbeiter verpflichtet ist, die Arbeitsmittel auf Verlangen des Unternehmens jederzeit herauszugeben und dass diese nicht für private Zwecke genutzt werden dürfen.

Ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine „Miete“ für die genutzten Räumlichkeiten zahlen muss, wird abhängig vom Einzelfall zu entscheiden sein. Führt der Mitarbeiter lediglich gelegentlich berufliche Telefonate von zu Hause aus, ergibt sich daraus kein Erstattungsanspruch. Denn das Bundesarbeitsgericht erkennt an, dass es in bestimmten Berufen (etwa im Außendienst) üblich ist, dass in geringem Umfang auch von zu Hause aus gearbeitet und dafür kostenfrei die private Wohnung zur Verfügung gestellt wird. Arbeitet der Mitarbeiter dagegen überwiegend vom Homeoffice aus, ist das Unternehmen verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Unterhaltskosten zu zahlen. In einer Homeoffice-Vereinbarung sollte ausdrücklich klargestellt werden, dass kein darüber hinausgehender Aufwendungsersatz für die Nutzung des eigenen Wohnraums als Büro verlangt werden kann. Alternativ könnte das Unternehmen den Büroraum natürlich auch vom Arbeitnehmer anmieten.

 

Datenschutz

Werden Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigt, bekommen Datenschutz und der Schutz von Betriebsgeheimnissen eine ganz besondere Bedeutung. Die Verantwortlichkeit des Unternehmens für die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben bleibt unverändert bestehen. Welche Maßnahmen der Arbeitgeber im Einzelnen ergreifen will und muss, hängt davon ab, welche Daten, Betriebsgeheimnisse, IT-Geräte etc. der Mitarbeiter vom Homeoffice aus nutzt. So kann das Unternehmen etwa untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden. Auch kann es die ausschließlich dienstliche Nutzung von IT-Systemen anordnen, die zusätzlich gegen den Zugriff und die Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen. Häufig werden auch technische Mittel (z. B. Verschlüsselung von Daten oder Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN)) verwendet.

 

Haftungsfragen

Der Mitarbeiter muss zu Hause sorgfältig und pfleglich mit den ihm überlassenen Arbeitsmitteln umgehen und dafür Sorge tragen, dass sie nicht durch andere – sich in seiner Wohnung aufhaltende – Personen beschädigt werden. Kommt es zu einem Schadensfall, so gelten die allgemeinen Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung:

Der Mitarbeiter haftet demnach im Verhältnis zum Arbeitgeber eingeschränkt, wenn der Schaden auf einer betrieblichen Tätigkeit beruht. Bei leichtester Fahrlässigkeit haftet er gar nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit findet unter Abwägung aller Umstände eine Schadensteilung statt. Bei grober Fahrlässigkeit hat der Arbeitnehmer regelmäßig im vollen Umfang einzustehen. Keine Haftungsbeschränkung findet bei vorsätzlicher Schadenszufügung statt.

 

Beendigung einer Homeoffice-Tätigkeit

Solange die Homeoffice-Tätigkeit lediglich sporadisch erfolgt, ist die Frage der Beendigung nicht von großer Relevanz. Hat das Unternehmen dem Mitarbeiter aber feste Homeoffice-Tage gestattet oder generell die Tätigkeit vom Betrieb ins Homeoffice verlegt, ist die rechtliche Situation schwieriger.

Wurde die Vereinbarung zur Homeoffice-Beschäftigung mit dem Mitarbeiter individuell ausgehandelt, weil der Arbeitnehmer beispielsweise aus privaten Gründen gerne eine gewisse Zeit von zu Hause aus arbeiten möchte, hängt die Möglichkeit der Beendigung ausschließlich davon ab, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber geregelt haben. Es empfiehlt sich grundsätzlich, in Homeoffice-Vereinbarungen eine Klausel aufzunehmen, die bestimmt, dass der jeweilige Mitarbeiter nach einer gewissen Ankündigungsfrist aus sachlichen Gründen die Arbeit wieder in den Betriebsräumen aufzunehmen hat.

Hat der Arbeitgeber mehrere gleichlautende Homeoffice-Vereinbarungen mit einer Vielzahl von Arbeitnehmern vereinbart (Allgemeine Geschäftsbedingungen), soll nach einer neuen, noch nicht rechtskräftigen Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Düsseldorf (vom 10.09.2014 – 12 Sa 505/14), die Beendigung der Homeoffice-Beschäftigung nicht ohne Weiteres möglich sein. Das Unternehmen muss in solchen Fällen die Entscheidung zur Beendigung der Homeoffice-Tätigkeit unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitnehmers treffen und außerdem die Zustimmung des Betriebsrats zur Versetzung einholen. Denn nach Ansicht der Richter unterscheidet sich die ständige Anwesenheit und Aktivität des Mitarbeiters im Betrieb erheblich von einer auch nur teilweisen Homeoffice-Tätigkeit.

 

Beteiligung des Betriebsrats

Die Frage, inwieweit ein Unternehmen Homeoffice-Arbeitsplätze einführen möchte, ist eine unternehmerische Entscheidung, die nicht der Zustimmung des Betriebsrats bedarf. Die inhaltliche Ausgestaltung der mobilen Arbeit, personelle, soziale und wirtschaftliche Fragen wird regelmäßig entsprechend den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes der Mitbestimmung durch den Betriebsrat unterliegen. Sinnvoll erscheint es häufig, das Thema Homeoffice durch eine Betriebsvereinbarung zu regeln. 

(Quelle: Studienwerk Frankfurt School of Finance & Managament November 2015)

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