IBF-Erfolgsberatung für Unternehmen

So finden Sie Zeit für wichtige Aufgaben

Vor lauter Terminen können Chefs schnell den Überblick verlieren - und laufen Gefahr, wichtige Aufgaben zu vernachlässigen.

Sie müssten an der Jahresplanung arbeiten, doch ständig klingelt das Telefon – Unternehmer werden oft abgelenkt und kommen zu nichts. Wie schaffen Sie es, Prioritäten richtig zu setzen.

Wieder nichts geschafft. Eine Marketing-Strategie muss her, doch immer wieder sind Mitarbeiter mit Fragen ins Büro gekommen, E-Mails wollten beantwortet werden, der Praktikant hat ein Arbeitszeugnis verlangt. Am Ende des Tages hat der Unternehmer viel geredet – aber keine Marketing-Strategie entwickelt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Fehlt Ihnen oft die Zeit für wichtige, langfristige Aufgaben, weil Ihnen ständig Dringenderes dazwischen kommt?

Kein Wunder: Denn selbst wenn man Aufgaben delegiert hat, bleibt man als Chef Ansprechpartner bei vielen Fragen und Problemen. Wie schafft man es, sich trotzdem Zeit für wirklich wichtige strategische Aufgaben zu nehmen, die das Unternehmen zum Erfolg führen?

 

Die Lösung: Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Diese Frage stellen sich nicht nur Unternehmer, sondern auch Staatspräsidenten: Um seine Ziele zu erreichen, erfand der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte – das Eisenhower-Prinzip.

Es gibt viele Zeitmanagement-Strategien. Das Besondere am Eisenhower-Prinzip: Es hat alle Trends überlebt. Warum? Weil es – wenn man es richtig anwendet – funktioniert.

Die Idee ist simpel: Sie ordnen Ihre Aufgaben vier Quadranten zu – wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben), wichtig aber nicht dringend (B-Aufgaben), nicht wichtig aber dringend (C-Aufgaben) und weder wichtig noch dringend (P-Aufgaben).

 

Ein einfaches Prinzip – doch in der Praxis ist es oft schwierig, Aufgaben richtig zuzuordnen. Sollte ich zum Vortrag des langjährigen Geschäftspartners gehen, obwohl mich das Thema nicht interessiert? Ist es wichtig, dass ich Herrn Müller sofort zurückrufe? Wie schnell muss ich auf die Beschwerde des Kunden reagieren?

Wie also ordnet man Aufgaben der richtigen Kategorie zu, um dann klug Prioritäten setzen zu können?

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für Ihr Unternehmen wichtig sind – die Sie aber nicht von heute auf morgen erledigen müssen. Zum Beispiel: eine Social-Media-Kampagne oder eine PR-Strategie entwickeln.

B-Aufgaben kommen meistens zu kurz. Viele beschäftigen sich erst dann damit, wenn der Zug fast abgefahren ist und der Markt sie überholt hat. Daher sollten Unternehmer jeden Tag Zeit für eine B-Aufgabe einplanen – sonst kommen Sie nie dazu.

A-Aufgaben: dringend und wichtig

Fast alle Aufgaben, die von außen an einen herangetragen werden, geben vor, äußerst wichtig und zeitkritisch zu sein. Jeder will alles am liebsten schon vorgestern erledigt haben, alles ist dringend. Der A-Quadrant ist daher schnell überfüllt. Die Kunst liegt darin, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Also:

Erstens: Dringlichkeit überprüfen. Was passiert, wenn ich sie erst später erledige?

Zweitens: Wichtigkeit überprüfen. Kann die Aufgabe auch von einem Mitarbeiter übernommen werden?

Beispiel: Hat Herr Müller um Rückruf gebeten, weil Sie eine überfällige Rechnung nicht bezahlt haben, ist das eine A-Aufgabe. Sie sollten sich sofort selbst drum kümmern. A-Aufgaben haben eine Deadline und damit höchste Priorität.

Die beste Zeit für A-Aufgaben ist morgens, so der Zeitmanagement-Experte. Denn morgens sind wir konzentrierter als nach mehreren Stunden Arbeit.

P-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können sie in den Papierkorb schmeißen – deswegen P-Aufgabe. Klingt hart? Stellen Sie sich die Frage: Was würde passieren, wenn ich das Geforderte nicht tue. Lautet die Antwort: Vermutlich nichts – weg damit.

Und landet einmal versehentlich eine wichtige Aufgabe im Papierkorb, wird Sie jemand daran erinnern. Solche Aufgaben sind zum Beispiel Einladungen für Veranstaltungen, die für Sie persönlich nicht interessant sind. 

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

Das Arbeitszeugnis ist für den Praktikanten wichtig – für Chefs eher zweitrangig. Eine typische C-Aufgabe. Die Lösung: delegieren. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der das Zeugnis schreibt.
Für Einzelkämpfer sieht es anders aus. Ohne Angestellte können Sie keine Aufgaben abgeben. Wenn Solounternehmer sich nicht auf den Aufbau ihres Unternehmens konzentrieren können, weil die Arbeitszeit überwiegend für C-Aufgaben draufgeht, empfiehlt sich ein Assistent. Lassen Sie sich für wenig Geld von einem virtuellen Assistenten zuarbeiten. Der kann für sie organisieren, recherchieren oder Reisen buchen.

Wenn Sie C-Aufgaben persönlich abarbeiten müssen, sollten Sie sich einen Zeitblock dafür einplanen. Aber nicht morgens im Leistungshoch.

Für wen funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Die einzige Schwäche der Eisenhower-Methode: Der Mensch, 50 bis 60 Prozent der Dinge, die wir täglich tun, sind dringend, aber gar nicht so wichtig. Der Grund: Mangelnde Selbstdisziplin und falsche Prioritäten-Setzung.

Um das Eisenhower-Prinzip richtig anzuwenden, sollten Sie jede neue Aufgabe einem Quadranten zuordnen. Je nach Job muss das vielleicht dreimal täglich getan werden, fünfmal oder gar nicht ändern. Das muss zur Routine werden. Wie Zähneputzen, Schminken oder Rasieren. Nutzen Sie das Prinzip nur gelegentlich, verlieren Sie schnell den Überblick.

Wie man seine Aufgaben festhält, ist Geschmackssache: Der eine notiert sie auf einem Schreibblock, andere malen ihre Aufgaben auf große Plakate, sortieren Stapel auf dem Schreibtisch oder Fußboden, wieder andere nutzen Apps.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine von vielen Zeitmanagement-Methoden. Wichtig ist, dass man überhaupt Zeitmanagement betreibt.

Mai 2017

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