IBF-Erfolgsberatung für Unternehmen

Vorstellungsgespräch durchführen: ein Gesprächsleitfaden

Leider geschieht es immer wieder, dass ein Bewerbungsgespräch weder vorbereitet ist, noch das die Bewerbungsunterlagen gelesen wurden. Das ist nicht nur peinlich und schadet dem Arbeitgeberimage nachhaltig - es führt auch zur falschen Auswahl: Wahre Talente brechen solche Gespräche tendenziell ab oder sagen spätestens danach ab. Übrigbleiben, nicht unbedingt die Bestbesetzungen, sondern jene, die weniger wählerisch sein können.

Oder wie es ein Bonmot (in einem latent anderen Zusammenhang) so schön auf den Punkt bringt:

Wer nur Peanuts bezahlt, darf sich nicht wundern, wenn er bald nur noch mit Affen zusammenarbeitet.

Es hat sich daher bewährt, neben einem generellen immer auch vor jedem Jobinterview einen individuellen Gesprächsleitfaden zu erstellen.

Klassischerweise verlaufen Vorstellungsgespräch in fünf typischen Phasen.

Ausgehend von einem Gespräch, das mit 45 Minuten Dauer angesetzt ist, könnte der Gesprächsleitfaden so aufgebaut sein:

1.  Phase: Smalltalk (5 Minuten)

Schon die Begrüßung und Gesprächseröffnung können dem Jobinterview eine entscheidende Richtung und Atmosphäre geben. Falls Sie an einem Tag mehrere Gespräche führen, kann es schon mal zu Abweichungen im Plan kommen - und damit zu Wartezeiten für die Bewerber. Wie aber empfangen Sie diese?

  • Kennt der Pförtner beispielsweise schon deren Namen?
  • Gibt es einen vorbereiteten Warteraum - mit Getränken und Keksen?
  • Wer holt die Kandidaten ab?

Entscheidend ist, dass sich der Bewerber nicht wie ein lästiger Besucher fühlt, sondern eben wie ein potenzieller Mitarbeiter. Denn genauso wird er sich fühlen und daher Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen.

Dasselbe gilt dann für die Begrüßung und den kurzen Smalltalk. Ist der herzlich-persönlich? Können Sie den Kandidaten direkt mit Namen ansprechen? Oder wissen Sie etwas über seine Anreise? Je vorbereiteter Sie hier schon wirken, desto weniger klingt das Interview nach einem Pflichttermin.

2.  Phase: Kennenlernen (15 Minuten)

Nach dem beiderseitigen Warmwerden und ersten Eindruck geht es meist ans Eingemachte - und Sie wollen den Bewerber und dessen Motivation besser kennenlernen. Nützliche Gesprächsöffner hierfür sind offene Fragen, wie:

  • Erzählen Sie etwas über sich.
  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Warum möchten Sie diesen Job?
  • Warum sollten wir Sie einstellen?
  • Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?

Auf diese sogenannte Selbstpräsentation sind gute Kandidaten vorbereitet. Aber auch entsprechend nervös. Auch wenn das jetzt gerade nicht Ihre Bühne ist, können Sie doch dabei eine gute oder schlechte Figur abgeben. Als Arbeitgeber in spe punkten Sie jetzt, indem Sie...

  • dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen. Heißt: Die Eröffnungsfragen sollten nicht wie ein Verhör klingen, noch einen skeptischen Unterton haben. Stellen Sie die Fragen mit einladender Offenheit und lächeln Sie ruhig auch dazu. Unzulässige Fragen stellen Sie natürlich generell nicht.
  • dem Kandidaten die Nervosität nehmen. Vorstellungsgespräche sind Ausnahmesituationen. Nicht jeder ist so geübt darin wie Sie. Helfen Sie dem Kandidaten also beispielsweise über Blackouts hinweg oder geben Sie ruhig zu, dass auch Sie ein bisschen aufgeregt sind - schließlich sind Sie gespannt, wer da vor Ihnen sitzt. Das beweist Menschlichkeit und Größe.
  • dem Bewerber nie ins Wort fallen. Umgekehrt würden Sie das auch nicht wollen. Unterbrechen, abwürgen, Sätze vollenden - all das ist grob unhöflich und steigert eher noch das Lampenfieber. Ein wirklich erhellendes Gespräch wird das dann kaum noch. Es sei denn, der Job sieht später genauso aus - aber dann hätten Sie ein ganz anderes Problem...

Wenn Sie anschließend noch Ihre offenen und vorbereiteten Fragen stellen, vergessen Sie bitte nicht auf Ihre Körpersprache sowie Mikrogesten zu achten. Dass Sie sich zwischendurch Notizen machen, ist klar. Ständiges Klicken mit dem Kugelschreiber, Nesteln an Ringen oder an der Kleidung, der Blick auf die Uhr oder aus dem Fenster schaffen sicher keine entspannte Atmosphäre und werden im Fall einer Absage auch gerne als Desinteresse oder herablassende Haltung erinnert.

3.  Phase: Selbstvorstellung (10 Minuten)

Jetzt sind Sie an der Reihe und stellen das Unternehmen und die zu besetzende Stelle genauer vor. Eine einstudierte Werbebotschaft möchten Bewerber dabei genauso wenig hören, wie Sie auswendig gelernte Antworten zu Stärken oder Schwächen. Plaudern Sie lieber kurz (!) über die Kultur des Unternehmens (die Geschichte kann jeder im Internet nachlesen), die Arbeitsabläufe und die Anforderungen an den Job. Vor allem Letzteres interessiert.

Gut vorbereitete Kandidaten wollen meist wissen:

  • Warum ist die Stelle vakant?
  • Gab es einen Vorgänger, wo ist der jetzt?
  • Was erwarten Sie sich von der Besetzung?
  • Wie messen Sie Erfolg?
  • Wie groß ist das Team, an wen wird berichtet?
  • Welchen Hintergrund hat der Chef?

Wenn mehrere Personen, insbesondere der künftige Chef, an dem Gespräch teilnehmen, wirkt es meist dynamischer, wenn jeder etwas beiträgt und einen Teilbereich vorstellt. So kann der Kandidat auch einen Eindruck von den versammelten Persönlichkeiten gewinnen.

4.  Phase: Rückfragen (10 Minuten)

Jetzt ist der Bewerber noch einmal dran. Es gehört zum guten Umgang und zu einem echten Dialog, dass nun der Bewerber nachfassen kann und offen Gebliebenes oder für ihn Relevantes klärt. Zumal die Qualität solcher Rückfragen ja auch Ihnen noch einmal einiges über den Besucher verrät.

Die wichtigste Empfehlung hierfür: Bitte nicht ausweichen oder lügen. Clevere Rückfragen sollten Sie als Kompliment werten - Sie haben offenbar eine gute Vorauswahl getroffen und einen smarten Bewerber eingeladen, der es ernst meint.


5Phase: Abschluss (5 Minuten)

Das Gespräch ist fast zu Ende - und hoffentlich alles gut gelaufen. Neben dem obligatorischen Dank für den Besuch, das angenehme Gespräch und eine förmliche Verabschiedung, haben Sie allerdings auch hier eine gute Gelegenheit, zu punkten und ein rundes Arbeitgeberimage zu prägen.

Bevor der Kandidat danach fragen muss, können Sie selbst noch klären:

  • Wie geht es im Bewerbungsprozess jetzt üblicherweise weiter?
  • Gibt es noch ein zweites Vorstellungsgespräch?
  • Wann kann der Bewerber frühestens mit einer Antwort rechnen?
  • Wer bleibt sein Ansprechpartner (Kontaktdaten!)?

 

Wie kann der Bewerber etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Gut vorbereitete Bewerber, die sich mit der Stelle und dem Unternehmen intensiv befasst haben, erwarten das berechtigterweise auch von ihrem potenziellen Arbeitgeber. Je professioneller und vorbereiteter das Gespräch mithilfe eines solchen Leitfadens geführt wird, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch die abgelehnten Kandidaten positiv über Sie sprechen. Und das ist eben in der Regel die Mehrheit.

Jan 2018

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