IBF-Erfolgsberatung für Unternehmen

Mitarbeitergespräch

 

Das Mitarbeitergespräch gilt als Eckpfeiler der Personalführung. Das zu Recht, denn im Kommunikationszeitalter bekommt der Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern immer mehr Gewicht. Doch wie lässt sich das Mitarbeitergespräch erfolgreich führen? Ein Überblick mit Tipps zur Vorbereitung.

Mitarbeitergespräch Vorbereitung

Alle Arten des Mitarbeitergesprächs erfordern gute Vorbereitung und sollte nie spontan geführt werden. Jedes Mitarbeitergespräch ist individuell und sollte daher auf die jeweiligen Erfordernisse hin vorbereitet werden. Der Ablauf lässt sich grundsätzlich in drei Phasen unterteilen: VorbereitungDurchführung und Nachbereitung. Einige allgemeine Punkte, die bei der Vorbereitung abgehakt werden sollten sind:

  • Terminkoordination und Einladung. Der Termin sollte so liegen, dass auch dem Mitarbeiter genügend Zeit bleibt, sich angemessen vorzubereiten. Für die Dauer des Termins sollte je nach Art des Mitarbeitergesprächs etwa eine Stunde eingeplant werden. Tipp: Die Einladung sollte Ort, Zeit und das Thema des Gesprächs möglichst frühzeitig transparent machen – zumindest zwei Wochen im Voraus.
  • Beschaffen von Informationen. Relevant sind zum Beispiel Erfolgs-Kennzahlen, Aussagen von Kollegen und gegebenenfalls das Protokoll eines vorausgegangenen Mitarbeitergesprächs.
  • Vorbereiten der Unterlagen. Neben den Unterlagen zur Zielvereinbarung oder möglichen Qualifizierungsmaßnahmen sollten alle Dokumente zur Person griffbereit sein. Tipp: Zur Vorbereitung und als Leitfaden für das Mitarbeitergespräch kann eine Checkliste für beide Gesprächspartner hilfreich sein.
  • Ziel des Gesprächs klären. Je deutlicher vorab definiert ist, was mit dem Gespräch erreicht werden soll, desto systematischer lässt sich der Ablauf des Termins planen.
  • Skizzieren der geplanten Vorgehensweise. Um das Gespräch strukturiert führen zu können, bietet es sich an, vorab Teilschritte zu notieren, um diese im Gespräch als Leitfaden zu nutzen.


Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Mitarbeitergesprächen unterscheiden:

  1. Das turnusmäßige Mitarbeitergespräch. Diese Art des Mitarbeitergesprächs ist oft auf Grundlage einer betrieblichen Vereinbarung geregelt und wird zuweilen auch als institutionalisiertes Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch bezeichnet. Das wohl bekannteste Beispiel ist das Mitarbeiterjahresgespräch. Je nach Unternehmen kann es freilich auch halbjährlich oder in einem anderen Turnus stattfinden.
  1. Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch, das bei Bedarf durch die Führungskraft oder einen Mitarbeiter initiiert werden kann. Anlässe, um ein solches Gespräch zu führen, sind etwa mangelnde oder auch herausragende Leistungen eines Mitarbeiters sowie hohe Fehlzeiten, anstehende Veränderungen im Betrieb oder auftretende Konflikte unter den Kollegen. Beispiele für diese Form des Mitarbeitergesprächs sind das Abmahnungsgespräch, das Konfliktgespräch oder das informierende Mitteilungsgespräch.

 

Das Mitarbeitergespräch fördert den Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. In Zeiten des kontinuierlichen Wandels gewinnt es als Instrument der Personalführung immer mehr an Bedeutung. Ein Grund dafür: Wo sich die Dinge verändern, ist Orientierung gefragt, die das Mitarbeitergespräch geben kann – das gilt bei einer Neuausrichtung der Geschäftsstrategie oder Organisationsstrukturen ebenso wie für den Wandel von Job- und Anforderungsprofilen. Diese und weitere Veränderungsprozesse sind Teil der digitalen Transformation in Unternehmen. Umso wichtiger ist heute eine gute Kommunikation zwischen den Vorgesetzten und der Belegschaft.

Schon deshalb sollte sich eine Führungskraft wenigstens einmal im Jahr Zeit nehmen, um die Tätigkeitsbeschreibung, Aufgaben und Ziele gemeinsam mit den Mitarbeitern abzugleichen. Auch ein regelmäßiges Feedback zur Leistung der Mitarbeiter hilft: Die Rückmeldung an die Mitarbeiter ist auch eine Frage der gegenseitigen Wertschätzung.

März 2018

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