IBF-Erfolgsberatung für Unternehmen

Recht – Beschäftigtendatenschutz / Aufbewahrungsfristen

 

Zum 25.05.2018 ist die DSGVO in Kraft getreten. Es hat sich nicht wirklich viel verändert. Entscheidend verändert haben sich die Bußgelder. Dies hat dazu geführt, dass doch Interesse an der Verordnung und Ihrer Umsetzung aufgekommen ist.

Zunächst einmal: Eine hundertprozentige Erfüllung der Vorgaben der Datenschutzverordnung ist nicht zu erreichen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in der Verordnung manche Dinge entweder ungenau oder gar nicht definiert worden sind. Gar nicht definiert worden ist zum Beispiel der äußerst wichtige Begriff „Beschäftigter“.

Das ist darauf zurück zu führen, dass im Gesetz manche Dinge ungenau oder gar nicht definiert worden sind. Hinzu kommt, dass besondere Gesetze zu beachten sind. Solche sind: 

  • Landesdatenschutz
  • kirchliche Datenschutzgesetze
  • Telekommunikations- und Telemediengesetz sowie
  • das Sozialgesetzbuch 

Nach dieser kurzen Einführung nun zum Beschäftigtendatenschutz.

Dieser beginnt mit der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses. Es sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass für jede Station von der Anbahnung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Beschreibung im Verfahrensverzeichnis zu erstellen ist.

 

Anbahnung des Arbeitsverhältnisses 

Schon bei der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses ist der Beschäftigten Datenschutz zu beachten. Bereits in der Stellenanzeige ist darauf hinzuweisen, dass Bewerberdaten, sofern es nicht zu einem Arbeitsverhältnis kommt für einen Zeitraum 

von sechs Monaten, ab Datum des Absageschreibens, gespeichert werden. Es empfiehlt sich, das Absageschreiben für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufzubewahren (darauf ist aber nicht hinzuweisen). 

Informationen für den Arbeitgeber finden sich in den sozialen Netzwerken. Sofern der Bewerber diese Informationen dort selbst eingestellt hat, darf ein künftiger

Arbeitgeber sie verwerten. Dies gilt insbesondere für Informationen in Netzwerken zum Beispiel Xing.

Im Verfahren kommt es zur weiteren Erhebung persönlicher Daten. Es stellt sich die Frage nach der Zulässigkeit diese Daten zu erheben.

Im Einzelnen:

Schwangerschaft Nein
Familienstand/-planung Nein, nach Anstellung ja 
Religion Nein, nach Anstellung ja
Gewerkschaft Nein
Parteizugehörigkeit Nein, es sei denn parteipol. Institution
Schwerbehinderung Nein, 6 Monate nach Anstellung ja
Gesundheitszustand Nein, aber anstehende Kur melden
Raucher Nein
Vorstrafen Nein, aber Ausnahmefälle

Eine Lüge führt selten zur Anfechtungsmöglichkeit!

Achten Sie auf eine neutrale Ausschreibung und eine neutrale Absage!

 

Im Anstellungsverhältnis

Der Mitarbeiter hat eine Doppelrolle. Er ist Betroffener hinsichtlich seiner Daten und Verantwortlicher hinsichtlich der Daten, welche er verarbeitet. 

 

Mitarbeiter als Betroffener:

Zur Verarbeitung seiner Daten hat er mit der Begründung des Arbeitsverhältnisses konkludent zugestimmt. Eine Einwilligung wird erforderlich, wenn die Daten z.B. an Dritte weitergegeben werden müssen, z.B. im Rahmen einer Versicherung, nicht aber der Krankenversicherung.

 

Mitarbeiter als Verantwortlicher:

Für die Daten, welche er verarbeitet, ist er verantwortlich. Dies bedeutet, dass er auf das Datengeheimnis zu verpflichten ist. Eine vom Arbeitsvertrag getrennte Vereinbarung ist zu empfehlen. Ein Muster des Beauftragten für den Bundesdatenschutz liegt leider noch nicht vor. Wir können Ihnen ein einfaches Muster anbieten. 

Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist eine Sache, die Sicherheit sensibler Daten auf dem PC des Mitarbeiters ist eine andere. Hier ist der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle nach Art.32 DSGVO gesetzlich verpflichtet, für Schutz zu sorgen und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

 

Schutzmaßnahmen

Es geht um Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Auftrags- und Verfügbarkeitskontrolle.

Hier soll im Wesentlichen auf die Zugriffskontrolle eingegangen werden.

Es empfehlen sich folgende Maßnahmen:

  • Mindestanforderungen an Passwörter
  • Login Sperre
  • Automatisches Sperren bei längerer Inaktivität
  • Verbot privater Downloads

 

Verwendung eigener Endgeräte

Nutzt ein Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses private Endgeräte, ist der Arbeitgeber verantwortlich für den Datenschutz. Im Arbeitsvertrag ist zwingend zu regeln, wie der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Daten auf seinem Endgerät umzugehen hat. Die übliche Klausel, dass Unterlagen zurück zu geben sind, ist hier nicht ausreichend.

 

Mitarbeiterüberwachung

Die zunehmende Digitalisierung in der Arbeitswelt bietet auch immer weitere Möglichkeiten Mitarbeiter zu überwachen, sei es um deren Sicherheit willen, sei es zu Kontrollzwecken.

Hier gilt grundsätzlich, dass eine verdeckte Videoüberwachung ebenso verboten ist, wie das sog. Key-logging.

Bei sonstigen Maßnahmen bleibt es bei Einzelfallentscheidungen. Die entscheidende Frage ist aber immer: Gibt es für den Arbeitgeber ein milderes Mittel, welches er für den von ihm verfolgten Zweck einsetzen kann?

Übersicht Aufbewahrungsfristen nach DS

Bewerbungsunterlagen nicht eingestellter Bewerber

6 Monate nach Beendigung des  Bewerbungsverfahrens

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre (ggfs. 6 Jahre)

An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse

Bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres

Nachweis über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung

5 Jahre

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

10 Jahre

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung

Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres

Lohn- und Gehaltskonten einschließlich zugehöriger Lohnunterlagen

10 Jahre (ggfs. 6 Jahre)

Lohnsteueranmeldung

Bis zum Ende des Kalenderjahres oder bis zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses oder bis zum Wechsel der Lohnsteuerkarte

Quittung   über Zahlungen von Arbeitslohn

10 Jahre

Arbeitszeitnachweise über 8 Stunden täglich (Überstunden)

2 Jahre nach Anfallen der Überstunden

Bewirtungsbelege

10 Jahre

Allgemeine Personalunterlagen mit pbD des Arbeitnehmers wie Inhalt der Personalakte, Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse etc.

Keine  ufbewahrungsfristen - Unterlagen sollten drei Jahre nach Beendigung des Kalenderjahres aufbewahrt werden, in dem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Dies allerdings nur, wenn die Möglichkeit einer rechtlichen   Inanspruchnahme besteht.

September 2018

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